部门综合文秘专业知识

　　所谓问文秘，是指经过一定时间学习，对公关和秘书相关工作了解比较透彻，主要负责协助企业进行宣传的一个岗位。该岗位因为工作范围比较广，要求求职者具有比较高的综合素质，所以面试难度也比较高。接下来小编搜集了文秘应聘的技巧，欢迎阅读查看。

　　文秘应聘的技巧

　　一、修饰与衣着

　　修饰是指女士穿戴不要太华丽了，太耀眼了，如果这样去面试，我想机会就已经了了无几了。因为你是来工作的，要庄重，不要给人一种浮的感觉。我觉得不化妆也不太好，最起码要化些淡妆，这也是对别人尊重的一种做法。想想看打扮的整整洁洁是不是让别人看上去很舒服呀！你想如果一个老农民和一个西装革履的人，找你谈判，你是不是要选择那个西装革履的人呀！

　　当面试时，有的人说："面试时，不就是到那天从里到外都换上新衣服，穿的整整齐齐的，然后到发廊整理一下头型吗？"其实这样做是不对的。

　　1、会让人一看就知道你提前准备了，有的时候连刚打上去的发胶还在头上呢，一看就知道你是刚从发廊里出来的。

　　2、由于刚穿上新衣服，一切都是新的，你会有一种很不舒服的感觉，所以你最好要提前一、两天就穿上，适应一下。也就是面试前要提前一、两天做好准备。

　　面试时要多带几份简历，因为你交到面试官那的已经订成厚厚的一打了。他要看你的简历还要翻找一下才能找到，这时你就要拿出你已提前多准备的简历给他，他会觉得的很舒服的。当面试完后要给面试官写感谢信，虽然现在有许多人一般都不写，但这是礼仪，我还是希望大家写，你想别人都不写，你写了是不是会引起注意呀。在面试或会议时要带上比较精致皮面的笔记本，还有好的笔，不要随便找一个本或笔。

　　面试时要提前半小时去，先与他们的总台人熟悉一下，总台是个很关键的人物，多打听一下有关将要面试你的上级的消息。如称呼等。

　　有一次一位王女士，接了一个电话说：你好，我是XX公司的王浩，请你明天九点到我们公司来接授面试。第二天，她八点半就到了，和总台服务员聊了一会，服务员打了一个电话，说"王总，王小姐到了"，这时她才知道，原来给她打电话的就是王总呀！在这之前她还把这个人当成小人物呢？因为一般打电话通知的都是小人物或员工做的事。所以她进去面试时，说了“你好！王总。”你想想假如她说，你好，王浩！王总会怎么个想法，“王总”叫了几年了，都已经叫习惯了，突然叫他王浩，他能够习惯吗？

　　二、自我介绍。

　　应筹式：在不太重要的场合。如在火车上等场合只要说出叫什么名字就可以了，不必报上职务等。

　　工作式：你好，我是XX公司的XX经理。

　　交流式：你好，我是XX，请多多关照，或送上名片。比较随便。

　　礼仪式：如：开学仪式，升旗仪式等等。比较庄严。

　　三、眼神

　　时间：与别人谈话30分钟时，如果只有10分钟以内对方是看着你的，说明他在轻视你。如果10分钟至20分钟之间，说明他对你是友好的。20分钟至30分钟说明两种情况：一、重视。二、敌视。也就是与别人谈话时眼睛要注视谈话时间的2/3。

　　部位：额头上，属于公务型注视。不太重要的事情和时间也不太长的情况下。

　　眼睛上，属于关注型注视。

　　睛睛至唇部，属于社交型注视。

　　眼睛到胸部，属于亲密型注视。

　　角度：平视，表示平等。斜视，表示失礼。

　　俯视：从上往下看，轻视别人。

　　四、面容

　　有的时候皱眼眉，表示不奈。撅着嘴表示生气。"噢"?表示惊呀！

　　五、笑容

　　要学会微笑。微笑很重要，谁喜欢天天面对着冷冰冰一点笑容的人呀。像储蓄所、银行的职员，当你去取钱时，他们是不是很冷冰冰的，一点笑容也没有。像别人欠他们什么似的，感觉不太好吧，其实那是他们的职业病，已经习惯了。下面我给你们讲一个故事：

　　以前有一家公司让他们的员工去拿一份重要的材料，结果去的都被骂了回来。老板就把这个任务交给了小李，小李很愁呀！但这份材料不拿还不行，结果还是去了。到那时，只见那位科长还在破口大骂呢？这时小李什么也没有说，只是微笑、微笑还是微笑，嘴里说着："噢？这样呀？是吗？"，只是点着头微笑着。后来，那个吴科长骂了一阵子的时候，小李说："吴科长，你很会善于表达你内心里的愤怒呀！"。后来，吴科长看了看小李说："嗯！这小伙子不错！我也不为难你了，你就拿回去吧！"，就这样别人没有拿到的，他却拿到了。

　　六、需要避免的身体语言。

　　当与别人谈话时不要双手交叉，身体晃动，一会倾向左边，一会倾向右边，或是摸摸头发、耳朵、鼻子给人以你不耐烦的感觉。一边说话一边在玩笔，有的人特别喜欢转笔，好像在炫耀，你看我转的多酷呀！也不要拿那个笔来回的按。虽然与同辈之间还算说的过去吧，但是跟长辈谈话时这样做是很不礼貌的。

　　文秘岗位应聘人员测试题

　　1、公司董事长下星期要去北京出差，如果让你安排出差前的一些准备工作，你认为有哪些工作需要落实？

　　答案要点：

　　（1） 确定出差具体内容和具体时间；

　　（2） 确定接待人员，并与之沟通，确定具体的日程安排，包括行程和餐饮、住宿等安排；

　　（3） 确定出差是否需要陪同人员及哪些人陪同；

　　（4） 根据董事长要求预定机票或者火车票；

　　（5） 准备董事长出差用的资料；

　　（6） 根据董事长需要，准备一些其他的物品；提醒董事长，出差前做好一些工作的安排。

　　2、公司要召开一次司务会议，会议前应当做好哪些工作？

　　答案要点：

　　（1） 收集并确定会议的议题；

　　（2） 确定会议的参加人员；

　　（3） 确定会议的时间、地点；

　　（4） 确定会议的议程；

　　（5） 下发会议通知；确定会议的预算；

　　（6） 准备会议材料；询问领导关于会议的其他要求并落实。

　　3、一个活动策划方案应该包括哪些主要内容？

　　答案要点：

　　（1） 活动目的、宗旨；

　　（2） 活动名称、主题；活动时间、地点；

　　（3） 活动承办及宣传单位；活动参加者范围及应履行事项；

　　（4） 活动应急及其他关联事项；

　　（5） 活动预算。

　　4、我们公司拟与某公司签署战略合作协议，签字仪式将由我们具体承办，请简要回答该如何准备签字仪式？

　　答案要点：

　　（1） 做好签字文本的准备，确定仪式签署文稿，准备相应份数；

　　（2） 商定参加人员，包括主持人、签字人、领导、致辞人、礼仪、见证人等，还可以邀请相关

　　媒体；

　　（3） 布臵签字厅，包括签字桌椅、准备签字用具、发言台、会标及背景、香槟或红酒。

　　5、公司大事记的写作要求和注意事项有哪些？

　　答案要点：

　　（1） 客观记实，反映事物的本来面目；要有选择、精记，大事不漏，小事不计；

　　（2） 应及时编写，年终统筹整理、归档；

　　（3） 记录完整、全面；

　　（4） 文字简练,多用概括性的语言；

　　（5） 格式统一,层次清晰。

　　6、请你草拟一个十一国庆放假通知，并对节日值班作出安排，这个通知应包含哪些主要内容？ 答案要点：

　　（1） 通知标题；

　　（2） 行文对象；

　　（3） 放假开始至结束的具体时间；

　　（4） 假期内对员工的管理要求；

　　（5） 假期内员工活动的注意事项及建议；

　　（6） 紧急状况或突发事件发生时应报告的部门、人员及联系方式；

　　（7） 节日值班表可作为通知附件；

　　（8） 拟文时间。

　　7、请你说出公务宴请准备工作包括哪些方面？

　　答案要点：

　　（1） 确定宴请对象、规格、范围；

　　（2） 确定宴请的时间、地点；

　　（3） 确定宴请的通知方式并按要求通知；

　　（4） 确定宴请的菜单，订菜应注意宴请规格、宾客身份、客人饮食习惯等；

　　（5） 确定宴请现场的布臵方式并组织实施。

　　8、会议主持词包括哪些要点（或者由哪几个部分组成）？

　　答案要点：

　　（1） 标题部分，由四部分组成，即标题、主持人、时间、地点；

　　（2） 开始部分 ，是指会议开始前进入会议议题的过渡部分，一般分为两大部分，即称呼部分和

　　会由部分，称呼部分介绍到会领导和嘉宾，会由部分介绍会议缘由；

　　（3） 主体部分，就是会议的实质性内容部分，进行会议主要议题，并可对会议议题进行适当背

　　景介绍；

　　（4） 连接部分，贯穿于各部分之间，使各部分之间形成统一的整体；

　　（5） 结尾部分，在会议完毕后的总结性话语，是对整个会议的总结。

　　9、及时掌握信息是企业做出正确决策的基础，为领导及时收集信息也是秘书的职责之一，收集信息的方法哪些？

　　答案要点：

　　（1） 观察法是收集、获取信息的最基本方法；

　　（2） 问卷法是由收集者向被收集对象提供问卷并请其对问卷中的问题作答而收集信息的 方法；

　　（3） 阅读法是通过阅读书刊、杂志等，从中获取信息；询问法是指信息收集者通过提问请对方作答

　　来获取信息；

　　（4） 网络法，以因特网为核心的计算机通信网络，它是以资源共享为目的， 使用统一的协议，通

　　过数据通信信道将众多计算机互联(本文来自：WwW.BdfqY.Com 千叶帆文摘:文秘岗位面试技巧)而成的系统；

　　（5） 量表法，是运用测量表来收集信息的方法；

　　（6） 交换法，就是将自己拥有的信息材料与其他单位的信息材料进行交换的方法。

　　10、会议纪要拟写要点有哪些，与会议记录的区别是什么？

　　答案要点：

　　（1）会议纪要的拟写要点有：标题；成文日期；正文。

　　（2）与会议记录的区别：

　　第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，是会议情况的原始记载，属事务文书；会议纪要是对会议的综合与概括，是法定行政公文。

　　第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要反映会议基本面貌和精神同时，有传达会议情况及议定事项的功能，要求贯彻执行。

　　11、 公司准备召开一次科技成果汇报会，参加会议的有各分公司主管科技工作的负责人以及科技人

　　员，约30人，会期三天。请按制定会议方案的基本要求与方法，草拟一份会议方案。

　　答案要点：

　　（1） 邀请客人，发请柬

　　（2） 仪式开始时领导简短讲话

　　（3） 剪彩

　　（4） 参观介绍

　　（5） 其他活动（简单酒会招待）

　　12、某公司总经理在会上批评了销售部吴经理，吴经理想不通。办公室秘书小郑了解到总经理的批评不够客观。请你从协调工作的角度谈谈在这种情况下，小郑应怎样做？（要求答出协调类型、协调原则）。

　　答案要点：

　　（1）该冲突属纵向关系中干群关系协调

　　（2）协调步骤：首先，调查研究发现问题的症结、性质以及发展趋势

　　其次，向领导汇报调查情况及协调方案，请领导定夺； 最后，协助领导向群众作好宣传、解释各种，化解矛盾，统一行动。

　　13、秘书小李正在接电话，正好有客人来访，不巧总经理又让小李马上去他办公室处理一份急件，这

　　种情况下，如果你是小李，会如何处理？

　　答案要点：

　　（1） 礼貌地与通话人说：“请稍等”，用手盖住送话器，热情欢迎来访者，请客人坐下稍候。

　　（4） 办完急件回来接待来访者，并做好谈话记录。

　　（5） 礼貌地送走客人。

　　（6） 整理好电话内容和来访者谈话内容即电话内容和来访者意见后，向领导者汇报。