商务公文的写作技巧

　　应用文是国家机关、企事业单位、社会团体以及公民在日常工作、学习和生活中办理公务或个人事务时所使用的、具有某些惯用格式的文章的总称。小编收集了应用文的写作基础，欢迎阅读。

 

　　第一单元 导论

　　一、教学要求：让学生对应用文写作的基础知识有一个概括性认识，为下面的学习奠定良好的基础。

　　二、教学重点：1、理解应用文的基本概念。

　　2、应用文的特点

　　三、教学过程：

　　第一节 应用文概述

　　一、应用文的概念

　　应用文是国家机关、企事业单位、社会团体以及公民在日常工作、学习和生活中办理公务或个人事务时所使用的、具有某些惯用格式的文章的总称。

　　二、应用文的种类 行政公文：如公告、通告、通知、通报 通用类 事务应用文：如计划、总结、会议记录

　　公务文体

　　法律应用文：如起诉书、自诉状

　　经济应用文：如经济合同

　　专用类

　　礼仪应用文：如欢迎词、欢送词、开幕词、祝词

　　应用文 涉外应用文：如涉外函电、备忘录

　　书信类：如证明信、推荐信、感谢信、申请书

　　私务文体 条据类：如借条、请假条

　　其 他

　　新闻文体：如新闻、消息、通讯

　　其 他：如论文

　　三、应用文的作用

　　1、规范和准绳作用

　　2、宣传和教育作用

　　3、交流和沟通作用

　　4、凭证和档案作用

　　四、应用文的一般特点

　　1、实用性 2、程式性 3、时效性 4、朴实性

　　第二节应用文写作的基本要求

　　一、材料真实典型

　　二、观点正确鲜明

　　三、结构严谨

　　1、 层次清楚、段落分明

　　2、 过渡自然、前后照应

　　3、 开头结尾简洁明了

　　四、语言得体

　　1、庄重得体 2、通俗易懂 3、准确规范 4、简明扼要

　　五、格式规范

　　1、广泛阅读范文

　　2、大量实践训练

　　作业：在本单元学习了应用文写作的基本要求后，你掌握了哪些新知识?有哪些感悟?

　　第二单 元公文

　　一、教学目的要求：1、了解公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要

　　等9种公文的概念、特点、作用和使用范围。

　　2、掌握通知、通报、报告、请示、函、会议纪要等6种常用公文的行

　　文关系及其具体的写作要求和方法。

　　3、学会仿照教材中的范文进行写作，做到格式规范。

　　二、教学重点：公文的格式和写法。

　　三、教学过程：

　　第一节 公文概述

　　一、公文的概念

　　从广义上讲，公文是国家党政机关、人民团体、企事业单位在进行公务活动时所使用的体式完整、内容系统的各种书面材料。狭义的公文是指行政公文，主要是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

　　二、公文的特点

　　1、 法定的权威性 2、明确的政策性 3、严格的时效性 4、程式的规范性

　　三、公文的作用

　　1、 规范和指导作用

　　2、 宣传和教育作用

　　3、 凭证和依据作用

　　4、 交流和沟通作用

　　四、公文的种类

　　(1) 按适用范围划分为命令、决定、公告、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意

　　见、函、会议纪要，共13种。

　　(2) 按行文方向划分为上行文、平行文、下行文。

　　(3) 按缓急程度划分为特急、急件两种。

　　(4) 按保密级别划分为绝密、机密、秘密三级

　　五、公文的格式

　　1、眉首部分

　　眉首部分位于公文首页上部红色反线之上。

　　(1)公文的份数序号。简称份号，它是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。《办法》规定：绝密、机密公文应当标明份号。份号标注在公文首页左上角第一行，用七位阿拉伯数码顶格标注，不足七位数用“0”补齐，如“0000006”。

　　(2)秘密等级和保密期限。秘密等级简称密级。《办法》规定：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。密级顶格标注在首页右上角的第一行，密级和保密期限之间用“★”隔开。保密一年以上的，注明年数;不足一年的，注明月数。

　　(3)紧急程度。紧急公文均应该标明紧急程度，分特急和急件。紧急程度标注在首页右上角密级之下。

　　(4)发文机关标识。一般由发文机关的全称或规范化简称后加“文件”组成。若是几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。

　　(5)发文字号。包括发文机关代字、年份、序号三部分，如“中青办发〔2010〕22号”发文机关代字是发文机关名称的缩略语，如“中青办”“是共青团中央办公厅”的缩略语。

　　(6)签发人。它是代表机关最后核查并批准公文发出的领导人姓名。签发人平列于发文字

　　号右侧，写“签发人”三个字，加冒号，再写签发人姓名。

　　2、 主体部分

　　(1)公文标题。一般包括发文机关名称、公文主题和公文种类三部分。如《共青团中央关于加强社区共青团工作的意见》。

　　(2)主送机关。就是主要受理机关，是接受公文并对公文负主办或答复责任的机关。主送机关标注在标题之下，靠左顶格书写。

　　(3)正文。它是公文的具体内容部分。在主送机关下一行，每自然段空两格写起。数字、年份不能回行。正文有开头、主体、结尾三部分组成。

　　开头要求开门见山地交代发文的依据、起因、目的。常常用“为了”“为使”“根据”“按照”“由于”“鉴于”等词语开头。

　　主体是公文的最主要的部分。叙事要突出重点，说理要把握党和国家的方针、政策的核心。在结构上多用总分式，分条列项，做到条理清楚。

　　结尾常使用固定的习惯用语。一般对受文机关提出具体要求和希望。

　　(4)附件。公文如有附件，应在正文下空一行左侧起空两格注“附件：”然后标出附件名称，名称后不加标点符号;如不止一个附件，应用阿拉伯数字排序。

　　(5)发文机关。也称“落款”。发文机关是公文的法定作者，在正文右下方标注。

　　(6)印章。

　　(7)发文日期。

　　3、版记部分

　　版记包括主题词、抄送机关、印发说明。

　　第二节 公告、通告

　　一、公告与通告的概念和特点

　　(一)公告的概念和特点

　　1、公告的概念

　　公告是政府职能部门向国内外宣布重要事项或法定事项时所使用的公文。

　　2、公告的特点

　　(1)内容公开性。 (2)形式多样性 (3)行文庄重性

　　(二)通告的概念和特点

　　1、通告的概念

　　通告是在一定范围内向社会公布应当遵守或周知的事项时使用的公文.

　　2、通告的特点

　　(1) 制约性。对遵守性通告而言，他带有强制性，要求人们必须遵守。

　　(2) 周知性。通过公告可以提示人们知晓或注意相关事项。

　　二、公告与通告的主要区别

　　1、告知范围 2、约束性 3、事项重要程度 4、发文机关级别

　　三、公告与通告的写作方法

　　1、标题

　　公告和通告的标题可分为完全是标题、非完全是标题两种。完全是标题是“发文机关﹢事由+文种”三要素组成的标题。如《国家教委关于维护中小学正常教学秩序的通告》。《福建省人民代表大会常务委员会关于颁布施行<福建省消防条例>的公告》。非完全式标题只有三要素的一个或两个。如《中华人民共和国农业部公告》、《关于京通快速路施工期间禁止机动车通行的通告》、《公告》《通告》。

　　2、正文

　　公告的正文一般有两种写法。

　　第一种写法包括：

　　(1) 发布公告的缘由。它是发布公告的依据，因何事而发，通常用一两句话概况。

　　(2) 公告的具体事项，写清楚时间、地点、事件、决定等。

　　(3) 结束语。一般另起一行，写“特此公告”“现予公告”。

　　第二中写法：只写具体事项。

　　通告正文的写法。

　　(1) 发布通告的缘由。

　　(2) 通告的具体事项，写清楚什么范围内、告知谁、告知何事。

　　(3) 结束语。通告的结束语根据具体内容而定，一般写执行通告的要求，作为强调;也

　　可以写明执行的时间、范围和有效期;还可以用“特此通告”“此告”作结束语。

　　3、 落款。

　　在正文的右下方写明发文机关的全称或规范化简称，有的直接加盖公章。联合发文时，将主办单位名称写在最前，其余分行书写。发文日期另起一行，注明年、月、日。

　　四、公告和通告的写作要求

　　1、公告的写作要求

　　(1)行文简要。 (2)用语得体。

　　2、通告的写作要求。

　　(1)目的明确。 (2)行文清晰。

　　第三节 通知

　　一、通知的概念和作用

　　通知”，是“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”的一种公文文体。

　　二、通知的特点

　　1、适用范围广 2、具有知照性 3、具有时效性

　　三、通知的种类

　　从性质和内容上划分，通知大体可分为以下几种：

　　(1)发布性通知，指国家行政机关或其他有关单位在发布(或废止)行政法规和条例、规定、办法、实施细则等规章和其他重要文件时的使用的通知。

　　(2)转发性通知，转发需要下属单位知晓的上级单位、同级单位或不相隶属单位的公文。

　　(3)指示性通知。用于直接发布行政法规和对下级某项工作的指示、要求。带有强制性、指挥性和决策性。

　　(4)批示性通知，又称转发性通知。领导机关用批转、转发的方式发布某些法规，要求下级贯彻执行。批转下级机关送来的工作报告、建议、计划等，以及沟通情况，指导工作。

　　(5)周知性通知。多用于上级机关向下级机关宣布某些应知事项，不具有强制性。

　　(6)会议通知。用于对上级或平级。

　　(7)任免通知。上级机关对任免的人员用通知的形式告知下级机关。

　　四、通知与通告的区别

　　1、适用范围不同

　　通知的适用范围广，通知除公布和传达某些事项外，还有多种用途，如批转通知、转发通知等;通告只用来发布应当遵守或周知的事项。

　　2、受文对象不同

　　通知有明确的受文对象，写作中标明主送机关;通告的受文对象不确定、不具体、也不标明主送对象。

　　六、通知的写作方法和要求

　　1、通知的格式和写法

　　通知一般由标题、正文和落款三部分组成。具体写法如下：

　　(1)标题。通常有三种形式，一种是由发文机关名称、事由和文种构成;一种是由事由和文种构成;一种是由文种“通知”作标题。

　　(2)正文。由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据;主体说明通知事项;结尾提出执行要求。在写正文之前，要在标题之下、正文之上顶格写出被通知对象的名称，在名称后加冒号，或将名称以“抄送”形式写于最后一页的最下方。

　　(3)落款。写出发文机关名称和发文时间。如已在标题中写了机关名称和时间，这里可以省略不写。

　　通知是上级要求下级或个人参加某一会议或者做某件事情时使用的一种文体。通知的内容要写得明白、具体。

　　a、在第一行正中写“通知”二字，也可视情况写成“关于××的通知”、“紧急通知”等。

　　b、写被通知单位或个人的名称。

　　c、写通知内容。如内容较多，可分条开列。

　　d、结尾可写“特此通知”等字样。

　　e、最后写上发通知者的名称和发通知的日期。用公文形式发出的通知要加盖公章。

　　2、通知的写作要求

　　(1)注意规范使用不同种类的通知。

　　(2)拟好公文的标题。

　　(3)通知事项必须清楚明白。

　　第四节 通报

　　一、通报的概念和作用

　　通报时适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的下行文。无论是表彰性的、批评性的，还是情况通报，通报所反映的内容都是典型、突出的，具有一定影响力，给人们提醒与启迪，能起到楷模或警戒作用。

　　二、通报的特点

　　1、典型性 2、真实性 3、向导性

　　三、通报的种类

　　1、表彰通报。用于在一定范围内表扬好人好事。

　　2、批评通报。用于在一定范围内批评错误，纠正不良倾向。

　　3、情况通报。多用于向有关方面知照应该掌握和了解的信息、动态，以供工作参考。

　　四、通报和通知的区别

　　1、行文的作用

　　通报的作用是教育、启迪、提醒或交流情况，一般没有遵守、执行的要求;通知的作用