在职场写邮件办公很常见,其中邮件礼仪非常重要,那么在商务礼仪中如何发邮件呢?下面是小编为大家整理商务邮件礼仪,希望对您有所帮助,欢迎大家阅读参考学习!
关于邮件的主题
主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
一定不要空白标题,这是最失礼的;
标题要简短,不宜冗长,不要让outlook自动捕捉正文内容作为标题;
标题要能反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”;
一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理;
可适当用使用大写字母或特殊字符(如“!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼;
回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RE、RE一大串。
职场电子邮件礼仪
1. Email正文要简明扼要,行文通顺
Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。
2. 注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。
尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!
3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。
如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4. 一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查
这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打开。
在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。
6. 合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提
示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅读。
7. 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。
8. 不要动不动使用¤之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻
Business Email 不是你的情书,所以¤之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。
商务邮件应该注意的邮件礼仪
1.Email正文要简明扼要,行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。
2.注意Email的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。 尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
3.Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。 如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,避免长篇大论。发送电子邮件一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。
4.一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件。
5.尽可能避免拼写错误和错别字。这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。